Dlaczego backup Microsoft 365 to konieczność, a nie luksus?

Chmura obliczeniowa zrewolucjonizowała sposób, w jaki pracujemy. Microsoft 365 (wcześniej Office 365) to potężne narzędzie, które zapewnia dostęp do poczty, dokumentów i komunikatorów z każdego miejsca na świecie. Jednak największym błędem, jaki popełniają firmy, jest założenie, że standardowa subskrypcja Microsoft 365 automatycznie zapewnia poziom ochrony danych odpowiadający wymaganiom każdej organizacji.

Mit: „Microsoft dba o moje dane”

Prawda jest nieco bardziej skomplikowana. Microsoft stosuje tzw. Model Współodpowiedzialności: odpowiada za dostępność i bezpieczeństwo samej usługi (np. to, że serwery będą działać), natomiast organizacja odpowiada za konfigurację ochrony danych, polityki retencji, uprawnienia użytkowników oraz proces odzyskiwania informacji.

W praktyce oznacza to, że standardowa konfiguracja nie zawsze wystarczy wobec:

• Przypadkowego usunięcia danych przez pracownika, jeśli okres przechowywania w koszu już minął.
• Masowego zaszyfrowania lub nadpisania danych przez ransomware, które może wymagać przywrócenia dużej liczby plików lub całych zasobów organizacji.
• Złośliwego działania niezadowolonych pracowników, którzy celowo kasują ważne projekty przed odejściem z firmy.

Dlaczego kosz to nie backup?

Wielu użytkowników uważa, że funkcja kosza w Exchange Online lub SharePoint w zupełności wystarczy. Microsoft 365 udostępnia kosze oraz mechanizmy odzyskiwania danych, jednak działają one w określonych ramach czasowych i zależą od konfiguracji usługi oraz polityk retencji — różne usługi w ramach M365 mają różne okresy odzyskiwania. Po ich upływie odzyskanie ważnego maila czy pliku z zeszłego miesiąca może okazać się niemożliwe.

Ile może kosztować utrata danych?

Wyobraź sobie, że ważna dokumentacja projektu zostaje omyłkowo usunięta, a organizacja odkrywa ten fakt dopiero po kilku miesiącach. W takiej sytuacji standardowe mechanizmy odzyskiwania mogą już nie wystarczyć. Koszt odtworzenia danych lub utraconej pracy często wielokrotnie przewyższa koszt wdrożenia odpowiedniej ochrony danych.

Jak prawidłowo zabezpieczyć firmę?

Rozwiązaniem jest wdrożenie dedykowanej usługi backupu dla środowiska Microsoft 365 — sam Microsoft rekomenduje takie podejście jako uzupełnienie wbudowanych mechanizmów ochrony. Dzięki temu zyskujesz:

1. Dodatkową warstwę ochrony danych dostosowaną do wymagań organizacji, niezależną od standardowych mechanizmów Microsoftu.
2. Możliwość szybkiego przywrócenia pojedynczego maila, pliku, a nawet całej skrzynki pocztowej.
3. Możliwość odtworzenia danych po incydencie ransomware.
4. Wsparcie realizacji wymagań dotyczących retencji danych oraz ciągłości działania.

Organizacje objęte wymaganiami NIS2, ISO 27001, ISO 20000-1 lub własnymi politykami ciągłości działania powinny regularnie weryfikować możliwość skutecznego odtworzenia danych po awarii lub incydencie bezpieczeństwa. Samo przechowywanie danych w chmurze nie zastępuje procedur odzyskiwania informacji.

W PEPIX wdrażamy sprawdzone rozwiązania do backupu chmury, które działają w tle, nie obciążając Twoich systemów. Zabezpiecz swoje środowisko Microsoft 365, zanim wydarzy się pierwsza awaria.

Backup i odtwarzanie danych to stały element naszej oferty usług IT - szczegóły zakresu znajdziesz też w katalogu usług.